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Office-Add-In
VARIOS AIIn PrüfungOwner: Hendrik WalterFachbereich: GF
Compliance
Prüfbedarf- Transparenzpflichten nach Art. 50 noch nicht als erfüllt dokumentiert
- Pflichtenkatalog noch offen oder nur teilweise erfüllt
Risikoklasse (KI-VO)
Transparenzrisiko- Art. 50: Direkte Interaktion mit natürlichen Personen (Chatbot/Assistent, Abs. 1)
Integrationsrisiko
Hohes Risiko- Freigabe an die gesamte Organisation
- Verarbeitet personenbezogene Daten
- Drittlandübermittlung
- DLP aktiv (risikomindernd)
Bewertung (geführter Stepper)
Schritt anklicken, um Antworten zu bearbeiten.
Prüfung & Freigabe
Die Compliance-Ampel bleibt von der Freigabe unberührt – sie zeigt weiterhin das inhaltlich abgeleitete Risiko.
Abgeleitete Pflichten (Betreiber · Transparenzrisiko)
Status laut Schritt „Rolle & Pflichten“: Offen
- Art. 4 KI-VO · KI-Kompetenz der Mitarbeitenden sicherstellen
- Art. 50 Abs. 3 KI-VO · Informationspflicht bei Emotionserkennung / biometrischer Kategorisierung
- Art. 50 Abs. 4 KI-VO · Offenlegungspflicht bei Deepfakes und Texten zur Information der Öffentlichkeit
Automatisch gesetzte Plattform-Merkmale (VARIOS AI)
Nicht abgefragt, sondern als VARIOS-AI-Default gesetzt – fließt in die Bewertung ein.
- KI-System im Sinne der KI-VO (Art. 3 Nr. 1)?
- Ja
- Begründung
- VARIOS-AI-Assistent auf LLM-Basis: erfüllt die Merkmale des Art. 3 Nr. 1 KI-VO (Plattform-Default).
- Reguliertes Produkt / Sicherheitsbauteil (Art. 6 Abs. 1 i.V.m. Anhang I)?
- Nein
- DLP / Datenminimierung aktiv?
- Ja
- Rollenkonzept, Berechtigungen & 2FA umgesetzt?
- Ja
- Protokollierung / Audit-Logging inkl. Löschfristen?
- Ja
- Menschliche Aufsicht & Stoppmöglichkeit?
- Ja
Zusammenfassung der Antworten
Steckbrief
- Beschreibung
- TOol für office
- Einsatzzweck / Use-Case
- Nutzung von KI in Berbinding
- Owner
- Hendrik Walter
- Fachbereich / nutzende Gesellschaft(en)
- GF
- Freigabe-Reichweite
- Gesamte Organisation
- KI-Modell / Tool
- GPT 5.6
- Zielgruppe
- Nur intern
Risikoklasse
- Verstößt der Einsatz gegen eine verbotene Praxis (Art. 5 Abs. 1 KI-VO)?
- Nein – geprüft, kein Verstoß
- Wird die KI in einem Hochrisiko-Bereich nach Anhang III eingesetzt?
- Nein
- Transparenzpflichten (Art. 50 KI-VO) – zutreffendes ankreuzen
- Direkte Interaktion mit natürlichen Personen (Chatbot/Assistent, Abs. 1)
Rolle & Pflichten
- Rolle der Organisation (Art. 3 KI-VO)
- Betreiber
- Stand des Pflichtenkatalogs (siehe abgeleitete Pflichten unten)
- Offen
Datenschutz
- Werden personenbezogene Daten verarbeitet?
- Ja
- Verarbeitete Datenarten
- Personenstammdaten; Kommunikationsdaten
- Betroffene Personengruppen
- Beschäftigte; Kunden
- Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO)?
- Nein
- Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO)
- Berechtigtes Interesse
- Zweckänderung durch den KI-Einsatz (Art. 6 Abs. 4)?
- Nein
- Drittlandübermittlung?
- Ja
- Transfermechanismus
- EU-US Data Privacy Framework
- Betroffene informiert (Art. 13/14 DSGVO)?
- Ja
- Risiko unrichtiger Daten / Halluzinationen relevant?
- Nein
- Automatisierte Einzelentscheidung (Art. 22 DSGVO)?
- Nein
- Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35) erforderlich?
- Nein
- Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28) vorhanden?
- Ja
Urheberrecht & Lizenzen
- Nutzungsrechte an Input-/RAG-Daten geklärt?
- Ja
- Output-/Plagiatsrisiko
- Niedrig
- Konzerninterne Nutzungsrechte geregelt?
- Ja
TOMs
- Regelmäßige Prüfung auf unerwünschtes Verhalten / Diskriminierung?
- Ja
Organisation & Abschluss
- KI-Kompetenz / Schulungen nachgewiesen (Art. 4 KI-VO)?
- Ja
- Mitbestimmung geklärt (§ 87 BetrVG)?
- Ja
- Umgang mit Geschäftsgeheimnissen geregelt?
- Ja
- Wiedervorlage
- 12 Monate
Stammdaten & Verwaltung
Namen und Zuordnung korrigieren oder den Vorgang archivieren.
Archivierte Vorgänge verschwinden aus dem aktiven Inventar, bleiben aber vollständig dokumentiert und jederzeit wiederherstellbar.